GENSHI AI COLUMN
AIガバナンスのコラム
AIガイドラインの作成から、情報漏洩への備え、社内での運用まで。担当者が判断するときに確認したいことをまとめました。
AIガイドライン
社内ルールを作るときの基本、手順、記載する項目。
01AIガイドラインの基本｜国の指針をそのまま使える？社内ルールとの違い
AIガイドラインの役割を、国の指針と社内規程の違いから解説します。既存の情報管理ルールで決まっていることと、AI利用のために追加することを分け、文書の重複や適用範囲のずれを確認します。
02AIガイドラインの作成｜何から始める？利用状況の確認から社内周知まで
AIガイドラインの策定を、調査結果の整理、未決定事項の確認、原稿の試読、承認と開始日の決定へ進める手順を解説します。部署間の調整や、業務例を使った文書の読み合わせを具体化します。
03AIガイドラインの項目｜何をどこまで書く？社内で決める内容と文書の分け方
生成AIガイドラインに必要な項目を、本文・業務別表・既存手順への参照に分けて整理します。入力条件の記載例、出力の確認、申請や報告の案内など、社内で決めて文書に記載する内容を確認できます。
情報漏洩と入力判断
入力してよい情報と、保存・共有の範囲を確認する。
04生成AIの情報漏洩リスク｜入力した情報はどこへ？渡る経路と保存される場所
生成AIで情報が渡る経路を、入力ファイル、学習と保存、会話の共有、外部連携、出力の送信に分けて確認します。質問文以外に渡る資料や、共有方法によって変わる範囲、別サービスに残る記録を解説します。
05生成AIの情報漏洩対策｜入力から共有まで、見落としたくない確認事項
生成AIの情報漏洩対策を、資料の添付、社内文書の検索、会話の共有、外部アプリの利用に分けて解説します。それぞれの場面で何を制限するか、管理担当者がどう確認するかを具体例で整理します。
06生成AIへの機密情報入力｜上司の許可だけでよい？社内資料と取引先資料の判断基準
AIへ機密情報を入力する際の確認を、取引先資料の利用条件とサービスの取扱いの照合から解説します。社内規程や契約で見る箇所と、データの利用目的、保存や削除、共有範囲など、入力可否を判断するための条件を整理します。
07ChatGPTの情報漏洩リスク｜見落としたくない学習設定と共有範囲のチェックポイント
ChatGPTの学習設定、共有リンク、会話とファイルの保存、外部アプリを確認します。接続や設定を変更した後も別に確認する対象を整理し、会社のワークスペースで点検する箇所を解説します。
08生成AIへの個人情報入力｜名前を消せば大丈夫？法令の確認と社内ルールの決め方
顧客や従業員の個人情報を生成AIで扱う企業向けに、利用目的、サービスの取扱条件、本人同意と委託、外国への提供を確認する順番を解説します。判断結果を、業務ごとに使える社内ルールへまとめる方法も整理します。
シャドーAI
社内の利用実態を調べ、承認や相談の手順を整える。
09シャドーAIの基本｜禁止した社内でも起きる？発生する経路と利用実態の調べ方
経営者と情報システム部門の担当者1,023人への調査では、社内でシャドーAIが起きている、または把握できていないと答えた企業が65.1%ありました。禁止令が効かない理由と、発生経路を4つに分けて確認する手順をまとめます。
10生成AIの利用実態調査｜何を聞けば分かる？社内アンケートの設問例と結果の読み方
社内の生成AI利用を調べる匿名アンケートの設問例を紹介します。回答の扱いを伝える前文、業務と入力内容を聞く8問、承認するツールや利用条件を決めるための集計方法をまとめました。
11生成AIの無断利用への対応｜発覚直後の事実確認と社外連絡の判断基準
生成AIの無断利用が見つかったときに確認する4項目と、入力情報に応じた連絡先を整理します。本人への聞き取り、社外連絡の判断に必要な確認、暫定ルールで伝える内容をまとめました。
12シャドーAIの対策｜禁止だけで終わらせない、承認ツールの選び方と申請窓口の作り方
承認するAIツールの選定、申請窓口の整備、技術的な制限の範囲を整理します。申請への返答期限を決める方法と、承認ツールの利用率や相談件数から対策を見直す考え方も紹介します。
13生成AIの利用制限｜全面禁止でよい？禁止する情報と認める業務の決め方
業務で生成AIを使う1,365人の調査では、会社が導入していないのに個人で使っている人が14.4%いました。全社一律の禁止を勧めない理由と、守りたい情報から範囲を絞って線を引く手順を整理します。
14ChatGPTの個人アカウント利用｜業務に使って大丈夫？会社契約との違いと移行手順
ChatGPTなどの個人アカウントを業務で使う際に、会社が確認すべき管理上の違いを整理します。退職時の履歴、経費精算で残る課題、会社契約への移行までの暫定条件をまとめました。
15生成AIルールの社内周知｜配って終わりにしない、早見表と相談窓口の作り方
生成AIの社内ルールを、社員が業務中に確認できる形で伝える方法を紹介します。A4一枚の早見表、説明会の内容、相談と申請の受け付け方、周知後に確認する項目をまとめました。
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業務や利用ツールに合わせたガイドライン作成をご案内します。