AIガイドラインの項目｜何をどこまで書く？社内で決める内容と文書の分け方

生成AIガイドラインの項目は、対象者、入力、出力、手続き、改訂に分けて確認できます。章の名前をそろえた後は、社員が判断に使う条件が書かれているかを点検します。共通ルールは本文、業務やツールで変わる条件は別表に置くと、重複した記載を減らせます。

01適用範囲と文書の対応表

最初に、誰の、どの業務での利用を対象とするかを記載します。役員や派遣社員、業務委託先など、働き方によって条件の伝え方が異なる場合は、その扱いも決めます。委託先については、依頼業務と契約上の条件を確認します。

本文を一冊で完結させようとせず、次のように記載先を分けられます。この表は、社内文書を組み立てるための例です。

別表の利用条件を更新した際は、文書の管理担当者が、本文や社内向けの案内にも修正が必要か確認します。

ツールの選定基準そのものは、シャドーAIの対策｜禁止だけで終わらせない、承認ツールの選び方と申請窓口の作り方で扱います。ここでは、選定結果のどこを社員向け文書に載せるかを確認します。

02入力条件の記載例

入力条件は、対象情報、用途、環境、確認が必要になる条件を一緒に書きます。個人情報に注意する、という一文だけでは、何を参照すればよいかが分かりません。

記載例顧客問い合わせへの回答案の作成には、別表に定める入力項目と指定環境を用いる。添付資料の追加や、別の目的での利用を行う場合は、別表の確認担当者へ照会する。

これは文書の書き方の例であり、顧客情報の利用を一律に認める条項ではありません。管理担当者が確認した条件に合わせ、別表の入力項目と対象外の情報を埋めてから使います。

禁止の範囲を決める考え方は生成AIの利用制限｜全面禁止でよい？禁止する情報と認める業務の決め方、個人情報を扱う業務ごとの判断は生成AIへの個人情報入力｜名前を消せば大丈夫？法令の確認と社内ルールの決め方にまとめています。本文には、これらの検討で決めた自社の条件と、詳細な別表の参照先を記載します。

03出力の確認と業務上の操作

生成された文章を誰が何と照合するかを定めます。誤りがないか確認する、という一文だけでは、数値を確認すればよいのか、根拠資料まで読むのかが分かりません。

商品説明なら仕様や価格、顧客への回答なら問い合わせ内容と対応方針を確認します。人事や契約など判断の影響が大きい仕事は、通常の業務で誰が承認するかを踏まえて確認者を決めます。AIを使ったことで、従来の承認を省略しない扱いにします。

ポイント文章の確認と、送信・登録の実行は分けて定めます。内容を確認した人と送信を承認する人が違う業務では、それぞれの役割を残します。

外部サービスへ接続できるAIでは、下書きの作成、メールの送信、データの書き換えなど、実行を許す操作も明示します。操作の前に人が確認する場所と、誤った処理をした際に停止する担当者を決めておきます。

04申請と報告の参照先

申請フォームや事故対応マニュアルがある場合、ガイドラインには、使う場面と参照先を載せます。フォームの全項目や初動の手順を重ねて書くと、更新時の修正箇所が増えます。

窓口の使い分けは生成AIルールの社内周知｜配って終わりにしない、早見表と相談窓口の作り方、初動の内容は生成AIの無断利用への対応｜発覚直後の事実確認と社外連絡の判断基準を参照してください。

文書の点検では、参照先を実際に開きます。社員の権限ではフォームが使えない、異動前の担当者が記載されている、通常申請と緊急報告の区別がない、といった不備を確認します。項目が存在することと、その手順を使えることを分けて確かめます。

05まとめ

06よくある質問

Q. 既存の事故対応マニュアルを全文転載する必要がありますか

対象となる場面と報告先を本文に書き、詳細な手順を参照する形にできます。参照先が社員の権限で開けることと、緊急時に必要な連絡先をすぐ確認できることを確かめます。

Q. ツールごとにガイドラインを作る必要がありますか

入力や出力の扱いを共通化できるなら、本文は一本にまとめられます。プランや機能による違いを別表に記載し、サービス名だけで全機能を承認したと読めないようにします。

Q. この項目を全部入れれば、自社向けの規程になりますか

項目の下に、自社の対象業務、判断条件、担当者を入れる作業が残ります。別表や既存規程との整合を確認し、ひとつの業務を最初から最後まで判断できるか試読します。